아카이브와 알 수없는 이메일 삭제의 큰 차이점

매일 동료, 고객 및 친구의 이메일이 침수되면 중요한 선택에 직면 해 있습니다. 해당 메시지를 보관하거나 삭제합니까?

두 작업 모두받은 편지함에서 쉽게 수행 할 수 있지만 각 옵션 간의 주요 차이점을 고려할 수 있습니다.

이메일을 삭제하면 일반적으로 즉시 사라지지 않습니다. 일반적으로 메시지가받은 편지함의 쓰레기 폴더로 다시 라우팅됩니다. 삭제 된 메시지는 이메일 제공 업체 정책 또는 회사의 보존 정책에 따라 일반적으로 30 일 후에 해당 폴더에서 영구적으로 삭제됩니다.

반면 이메일을 보관하기로 결정한 경우 해당 이메일을 다른 보관할 수없는 폴더로 다시 알게됩니다. 이 이메일은 Gmail이 일부 사용자를 제공하는 것처럼받은 편지함에 자동 변속기 설정을 활성화하지 않는 한 무기한으로 보관됩니다. 이렇게하면 이메일이 더 이상 기본받은 편지함에 표시되지 않지만 검색 창을 사용하여 이메일이 보관되는 한 해당 이메일의 내용을 찾아 볼 수 있습니다.

예를 들어, Gmail에서는 메시지를 보관 한 후에도받은 편지함의 왼쪽에 레이블로 위치한 “All Mail”라는 레이블 아래에서 이러한 이메일을 찾을 수 있습니다. Outlook의 경우받은 편지함 도구 모음에서 아카이브 버튼을 선택하여 이전 메시지를 기본 스토리지 폴더로 이동할 수 있습니다.

아카이브와 삭제의 차이점을 알았으므로 각 옵션을 배포 할시기에 대한 최상의 전략을 배우십시오. HuffPost는 두 명의 생산성 전문가에게 매일받는 이메일을 언제 삭제하고 보관 해야하는지 결정하는 방법에 대해 물었습니다.

더 이상 일정과 관련이없고 놓치지 않는 메시지 삭제를 고려하십시오. 시간 관리 코치 Anna Dearmon Kornick은 뉴스 레터, 판매 프로모션 및 “은행 명세서가 가능하다”와 같은 자동 알림은 “다른 곳에서는 액세스 할 수 있거나 유지할 가치가 없기 때문에”쓰레기로 바로 이동한다고 말했다.

마찬가지로 생산성 코치 인 Rashelle Isip은 더 이상 시간과 관련이없는 메시지를 삭제한다고 말했다.

“24 시간 판매를 위해 영업 전단지가있는 사무용품 공급 상점에서 마케팅 이메일을 받고 판매에 관심이 없거나 24 시간 마감일이 통과되면 그 메시지를 삭제하겠습니다.” “정보가 전달되었고 메시지는 더 이상 관련이 없습니다.”

그러나 고객과 관련하여 다른 비즈니스 소유자와의 협력과 관련하여 Kornick은 항상 해당 메시지를 보관합니다. Kornick은 이것이 그녀가 경력 초기에 배운 교훈이라고 말했다.

“작은 기회가 있다면 대화를 다시 언급해야합니다. “예를 들어, 마감일을 확인하거나 피드백 공유 또는 통화를 다시 작성하는 이메일이 저장되어 나중에 쉽게 검색하고 참조 할 수 있습니다.”

Kornick은“내 경험 규칙은 간단합니다. 정보가 다른 곳에 저장되거나 미래의 가치가없는 경우 삭제하십시오. “결정, 대화 또는 기대를 문서화한다면 (문장 일뿐조차) 보관하십시오.”

특히 회사 사무실과 같은 고압 환경에서받은 이메일은 귀하가 논의한 약속과 기대에 대한 중요한 문서로 사용됩니다. 자동으로 삭제하여 우위를 잃지 마십시오.

따라서 다음에받은 편지함을 열면 아카이브 가치가있는 것으로 간주되는 내용 또는 자동으로 삭제해야 할 내용을 반영하는 데 몇 초 더 걸립니다.

ISIP는“게임 계획을 염두에두면 메시지 처리를보다 효율적으로 만들 수 있으므로 도움이 될 수 있습니다.