전 시장의 이메일이 삭제 된 후 브리스톨 시의회가 보관 한 데이터에 대한 변경 사항

그러나 그것은 이메일이 실제로 현재보다 적은 시간 동안 유지된다는 것을 의미 할 수 있습니다.

전 시장의 이메일이 삭제 된 후 브리스톨 시의회가 보관할 데이터를 결정하기 위해 변경이 계획되어 있습니다. 지난 12 월 모든 정당의 카운슬러는 마빈리스 (Marvin Rees)가 보낸 이메일이 사무실을 떠난 후 30 일 만에 삭제 된 후 변경을 요구했다.

작년에 정보의 자유 요청에 따르면 이메일은 더 이상 협의회에서 저장되지 않았다고 밝혔다. 그의 이메일에는 도시의 많은 사람들에게 영향을 미치는 결정에 대한 중요한 정보를 흘리는 중요한 정보를 포함 할 수 있다는 점을 감안할 때 투명성에 대한 우려를 불러 일으켰습니다.

통화에 응답하면 전략 및 자원 정책위원회 의원은 5 월 19 일 월요일에 어떤 변화를 할 수 있는지 고려할 것입니다. 여기에는 2 년 후에 이메일 삭제가 포함됩니다.

위원회 보고서는 다음과 같이 말했습니다 :“GDPR 준수를 강화하고 IT 저장 비용을 줄이기 위해, 우리는 이메일로 2 년간의 보유 기간을 구현하려고합니다. 따라서 이메일은 발송되거나받은 후 2 년 동안 만 유지 될 것입니다.

시의원 직원은 정보위원회 (Information Commissioner ‘s Office)에게 정부 규제 기관에 정보 요청의 자유에 대한 응답의 일환으로 관련 이메일을 검색하려는 시도를 지원하고 감독하도록 요청했습니다. 그러나 정보 커미셔너 사무실은 그들이 도울 수 없다고 말했다.

일부 이메일은“비즈니스 활동의 증거”를 포함하는 저장됩니다. 그러나 보고서에 따르면 이메일은위원회가 결정을 내리는 방법의 일부가 아니며 다른 방식으로 기록됩니다. 감사인은 협의회가 데이터 보존에 대한 정책을 준수하는지 곧 확인할 것입니다. 또 다른 변화는 누군가가 협의회를 떠난 후“예외적으로”일부 이메일을 보유 할 수 있습니다.

이 보고서는 다음과 같이 덧붙였다.“일단 임원, 선출 된 회원 또는 다른 직원이 당국을 떠나 30 일 후에 이메일이 삭제되는 것은 표준 프로세스입니다. 모범 사례 지침에 따라 그 관행을 변경할 제안은 없습니다.

그러나 경찰관이 떠난 후에는 이메일이 더 오래 유지 될 수있는 기회가 있으며, 예외적으로, 이는 개인의 선출자 프로세스에 고려해야합니다. 이는 경찰관이 떠나면 동의 한 기간 동안 이메일을 유지하기 위해 ‘IT Hold’를 사용하여 수행 할 수 있습니다.이 기간은 사례별로 수행됩니다. “

전자 메일의 행은 현지 운동가 인 수잔 오드리 (Suzanne Audrey)가 보낸 정보의 자유 요청 이후에 시작되었습니다. 지난 12 월, 데이터 보존에 대한 논쟁에서 카운슬러들은“개방 문화”는 결정이 어떻게 이루어지고 비밀에 대한 인식을 다루는 데 도움이 될 것이라고 말했다.